در این راهنما
حسابداری Rostara سابقه‌ای مشترک از این است که چه کسی چقدر بدهکار است. هیچ‌وقت پولی دریافت نمیکند یا جابه‌جا نمیکند: بازیکنان همچنان نقدی، کارت‌به‌کارت، با ونمو، پی‌پال یا هر روشی که گروهتان دارد پرداخت میکنند. چیزی که Rostara اضافه میکند دفتر حسابی است که همه به آن اعتماد دارند، با موجودی هر بازیکن در صفحهٔ خانه‌اش و نمایی کلی از کل گروه برای برگزارکننده.
یک مثال عملی
علی زمینی را ۶۰ یورو رزرو میکند و پولش را میدهد. ده نفر بازی میکنند. در Rostara، برگزارکننده یک هزینه اضافه میکند: «کسی پیشپرداخت کرد»، پرداخت‌شده توسط علی، ۶۰ یورو، تقسیم مساوی بین ده نفر. موجودی هر بازیکن ۶ یورو کم میشود و موجودی علی ۵۴ یورو زیاد میشود: ۶۰ یورو برای زمین، منهای ۶ یورو سهم خودش. وقتی بازیکنان پول علی را پس می‌دهند و ثبتش میکنند، موجودی‌شان به صفر برمی‌گردد و موجودی علی هم با هر پرداخت کم میشود تا حساب او هم صاف شود.
صندوق گروه و موجودی اعضا
دفتر حساب دو چیز جداگانه را دنبال میکند:
- صندوق گروه: پول مشترک گروه، مثلاً پولی که از قبل جمع شده، کمک یک حامی یا جریمه‌ها. خرج چیزهای مشترک مثل توپ، جلیقه یا زمینی میشود که از صندوق رزرو شده.
- موجودی اعضا: مبلغی که هر عضو به گروه بدهکار است (با برچسب «بدهکار» یا «شما بدهکارید») یا مبلغی که گروه به او بدهکار است («بستانکار»).
صندوق برابر با جمع موجودیها نیست. پرداخت هزینهٔ زمین از صندوق برای هیچکس هزینه ثبت نمیکند؛ ولی وقتی عضوی هزینه را پیشپرداخت کند، بین بازیکنان بدهی و طلب ایجاد میشود.
افزودن هزینه
- به گروه ← حسابداری بروید و افزودن ثبت را بزنید، بعد افزودن هزینه را.
- زیر چه کسی پرداخت کرد؟، صندوق گروه (صندوق پرداخت کرده و از کسی کسر نمیشود) یا کسی پیشپرداخت کرد (آن عضو هزینه را پیشپرداخت کرده و همهٔ کسانی که در تقسیم هستند به او بدهکار می‌شوند) را انتخاب کنید.
- برای پرداخت یک عضو، در پرداخت‌شده توسط انتخاب کنید چه کسی پرداخت کرده.
- توضیحات («اجارهٔ زمین، پنجشنبه») و مبلغ کل را وارد کنید. اگر هزینهٔ پیش‌فرض نشست را تعیین کرده باشید، خودکار پر میشود.
- زیر تقسیم بین، روش تقسیم را انتخاب کنید و بازیکنان را تیک بزنید، یا از «انتخاب همه» استفاده کنید.
- ذخیره را بزنید. هزینه همان لحظه حساب میشود.
چهار روش تقسیم
| روش | کی از آن استفاده کنید |
|---|---|
| مساوی | همه سهم یکسانی می‌پردازند. انتخاب معمول. |
| بر اساس سهم | کسی دو برابر حساب میشود، مثلاً بازیکنی که مهمان آورده ۲ سهم می‌گیرد. |
| بر اساس درصد | درصدهای ثابت که جمعشان ۱۰۰ شود. |
| مبالغ دقیق | مبلغ هر نفر را خودتان وارد می‌کنید و جمعشان باید برابر کل شود. |
یک خلاصهٔ زنده نتیجه را نشان میدهد، مثلاً «۶٫۰۰ یورو به ازای هر نفر»، و سنت‌های باقی‌مانده عادلانه بین گروه پخش می‌شوند، نه اینکه همیشه به گردن یک نفر بیفتند.
ثبت پرداخت‌ها
بازیکن می‌گوید پرداخت کرده
- بازیکن حسابداری را باز میکند و ثبت پرداخت را می‌زند، یا ثبت پرداخت را روی کارت «شما بدهکارید» در خانه.
- اگر گروه روش‌های پرداختش را ثبت کرده باشد، بازیکن می‌تواند یکی را زیر «پرداخت از طریق» بزند تا صفحهٔ ونمو، پی‌پال یا کش اپ شما باز شود، یا شناسهٔ زل یا حساب بانکی را کپی کند.
- در پرداخت به انتخاب میکند به چه کسی پرداخت کرده (معمولاً خزانه‌دار)، مبلغ را وارد میکند و ثبت میکند.
- پرداخت تا وقتی برگزارکننده تأییدش کند در انتظار نمایش داده میشود. بعد موجودی‌اش به‌روز میشود و اعلان «Payment approved» (پرداخت تأیید شد) را می‌گیرد.
تأیید یا رد
برگزارکنندهها فهرست فعالیت را با وضعیت ← در انتظار فیلتر میکنند، روی یک پرداخت می‌زنند و تأیید یا رد را انتخاب میکنند. بازیکن می‌تواند پرداخت ردشده را اصلاح کند و دوباره ثبت کند.
ثبت پرداخت توسط خودتان
اگر کسی به شما پول نقد داد، از افزودن ثبت ← ثبت پرداخت استفاده کنید، عضو و دریافت‌کننده را انتخاب کنید و ذخیره کنید. همان لحظه حساب میشود.
خزانه‌دار
در تنظیمات گروه ← حسابداری یک خزانه‌دار تعیین کنید: کسی که پول گروه دستش است. پرداخت‌ها به‌طور پیش‌فرض به او می‌رسند، و وقتی برای گروه پول نقد جمع میکند، موجودی‌اش به‌جای بدهی به شکل «۴۰ یورو برای گروه نزد اوست» نمایش داده میشود. برای پولی که فقط نزد او امانت است، یادآوری بدهی برایش فرستاده نمیشود.
اصلاحیه‌ها برای موقعیت‌های واقعی
| ثبت | برای چه کاری است |
|---|---|
| افزودن به صندوق | شارژ صندوق با پولی که از یک عضو نیامده: موجودی اولیه، یک حامی، یک بازپرداخت. |
| کسر از اعتبار | انتقال پول از اعتبار یک عضو به صندوق، مثلاً حق عضویت فصل که از اعتبار پیشپرداختشده برداشته میشود. |
| تسویه نقدی عضو | پرداخت اعتبار کسی وقتی گروه را ترک میکند. |
| ثبت موجودی اولیه | آوردن بدهی موجود از یک صفحهگسترده، وقتی شروع به استفاده از Rostara می‌کنید. |
بستن حساب‌ها در پایان هر فصل
- افزودن ثبت ← بستن دوره.
- تاریخ پایان را انتخاب کنید. پیش‌نمایش نشان میدهد چند ثبت بایگانی میشود و چه موجودیها و صندوقی به دورهٔ بعد منتقل میشود.
- تأیید کنید. ثبت‌های تأییدشده تا تاریخ پایان بایگانی می‌شوند و برای هر عضو یک موجودی پایانی، به‌علاوهٔ صندوق، جایشان را می‌گیرد. ثبت‌های در انتظار باز می‌مانند. این کار برگشت‌پذیر نیست.
ثبت‌های بایگانی‌شده تا وقتی «نمایش بایگانی‌شده‌ها» را نزنید پنهان‌اند، تا فهرست فعالیت روی فصل جاری متمرکز بماند.
خروجی گرفتن برای صفحهگسترده
برگزارکنندهها نماد دانلود (خروجی CSV) را می‌زنند تا فایلی بگیرند با همهٔ ثبتها، اثر هر کدام روی صندوق و روی هر عضو، و یک ردیف جمع کل، آماده برای Excel یا Google Sheets.
تنظیمات
- واحد پول: هر واحد پول ISO، یکی برای هر گروه. تغییرش فقط برچسب مبالغ را عوض میکند؛ چیزی تبدیل نمیشود.
- هزینهٔ پیش‌فرض نشست: مبلغ کل را در هزینه‌های جدید پر میکند.
- روش‌های پرداخت: ونمو، پی‌پال، کش اپ، زل، انتقال بانکی یا سایر، که وقتی بازیکنان پرداختی ثبت میکنند به آن‌ها نشان داده میشود.
نکته‌هایی برای گروهی که به‌موقع پرداخت میکند
- بلافاصله بعد از بازی هزینه ثبت کنید. برای هر بازی یک هزینه، تقسیم بین بازیکنانی که آمدند، تا وقتی همه یادشان است.
- روی قانونی برای انصراف دیرهنگام توافق کنید. خیلی از گروه‌ها از بازیکنانی که بعد از مهلت انصراف می‌دهند هزینه می‌گیرند، چون پول زمین در هر حال پرداخت شده. راهنمای غیبت و انصراف دیرهنگام را ببینید.
- با پیشپرداخت، کار اداری را کم کنید. بعضی گروه‌ها پول یک ماه را از قبل جمع میکنند و آن را به‌عنوان پرداخت ثبت میکنند: بازیکنان با اعتبار شروع میکنند و هزینهٔ هر بازی از آن کم میشود.
پرسش‌های رایج
چطور هزینهٔ زمین را بین بازیکنان تقسیم کنم؟
یک هزینه با «کسی پیشپرداخت کرد» اضافه کنید، پرداختکننده را انتخاب کنید، مبلغ کل را وارد کنید و آن را مساوی بین بازیکنانی که آمدند تقسیم کنید. موجودی هر بازیکن بهاندازهٔ سهمش کم میشود.
Rostara پول دریافت میکند؟
نه. فقط ثبت میکند چه کسی چقدر بدهکار است. بازیکنان همانطور که گروهتان همیشه پرداخت میکند پرداخت میکنند، بعد پرداخت را ثبت میکنند تا برگزارکننده تأییدش کند.
از هر بازیکن چقدر بگیرم؟
هزینهٔ زمین یا سالن را بر تعداد بازیکنانی که آمدند تقسیم کنید. برای زمین ۶۰ یورویی و ده بازیکن، نفری ۶ یورو میشود. وقتی مبلغ دقیق تقسیم نشود، Rostara سنت‌های باقی‌مانده را عادلانه پخش میکند.
یک بازیکن می‌تواند به‌خاطر مهمانی که آورده دو برابر بپردازد؟
بله. از «بر اساس سهم» استفاده کنید و به او ۲ سهم بدهید، یا مبالغ دقیق تعیین کنید.
فرق صندوق و موجودیها چیست؟
صندوق، پول مشترک گروه است. موجودیها بین هر عضو و گروه هستند. زمینی که از صندوق پرداخت شود برای هیچکس هزینه ثبت نمیکند.
وقتی کسی پرداختی ثبت میکند، به من خبر داده میشود؟
اعلانی برای برگزارکنندهها فرستاده نمیشود. حسابداری را باز کنید و با «در انتظار» فیلتر کنید تا پرداختهایی را که منتظر تأییدند ببینید.
بازیکنان دیگر میبینند من چقدر بدهکارم؟
برنامه به هر بازیکن موجودی خودش را نشان میدهد. برگزارکنندهها موجودی همه را در زبانهٔ موجودیها میبینند.
چطور بدهیهای قدیمی را از یک صفحهگسترده وارد کنم؟
برای هر بدهی از «ثبت موجودی اولیه»، برای اعتبار پیشپرداختشده از «ثبت پرداخت» و برای پول نقد موجود از «افزودن به صندوق» استفاده کنید.
میتوانم از دفتر حساب خروجی بگیرم؟
بله. برگزارکنندهها میتوانند همهٔ ثبتها را در یک فایل CSV خروجی بگیرند که در Excel یا Google Sheets باز میشود.