In questa guida
La contabilità di Rostara è un registro condiviso di chi deve cosa. Non riceve mai pagamenti né sposta soldi: i giocatori continuano a pagare in contanti, con bonifico, PayPal, Satispay o come fa già il vostro gruppo. Quello che Rostara aggiunge è un registro di cui tutti si fidano, con il saldo di ogni giocatore nella sua schermata Home e una vista d'insieme del gruppo per l'organizzatore.
Un esempio concreto
Alex prenota un campo da 60 € e lo paga. Giocano in dieci. Su Rostara l'organizzatore aggiunge un solo addebito: «Qualcuno ha anticipato», pagato da Alex, 60 €, diviso in parti uguali tra i dieci. Il saldo di ogni giocatore scende di 6 €, e quello di Alex sale di 54 €: 60 € per il campo, meno la sua quota di 6 €. Man mano che i giocatori restituiscono i soldi ad Alex e lo registrano, i loro saldi tornano a zero, e quello di Alex scende a ogni pagamento finché anche lui non è in pari.
La cassa del gruppo e i saldi dei membri
La contabilità tiene traccia di due cose distinte:
- La cassa del gruppo: il fondo comune, per esempio soldi raccolti in anticipo, una donazione di uno sponsor o le multe. Serve a pagare le cose di tutti, come palloni, casacche o un campo prenotato con i soldi della cassa.
- I saldi dei membri: quanto ogni membro deve al gruppo (indicato come «Deve» o «Devi») o quanto il gruppo deve a lui («A credito»).
La cassa non è la somma dei saldi. Pagare un campo con la cassa non addebita niente a nessuno; un membro che anticipa la spesa crea invece dei saldi tra i giocatori.
Aggiungi un addebito
- Vai in Gruppo → Contabilità e tocca Aggiungi voce, poi Aggiungi addebito.
- In Chi ha pagato?, scegli Cassa del gruppo (ha pagato la cassa, nessuno riceve un addebito) oppure Qualcuno ha anticipato (quel membro ha anticipato la spesa e tutti quelli inclusi nella divisione gli devono la loro quota).
- Se ha pagato un membro, scegli chi in Pagato da.
- Inserisci una Descrizione («Affitto campo, giovedì») e l'Importo totale. Se hai impostato un costo predefinito per la partita, viene inserito in automatico.
- In Dividi tra, scegli come dividere e spunta i giocatori, oppure usa Seleziona tutto.
- Tocca Salva. L'addebito conta subito.
Quattro modi di dividere
| Modalità | Quando usarla |
|---|---|
| In parti uguali | Tutti pagano la stessa quota. La scelta più comune. |
| Per quote | Qualcuno conta doppio, per esempio un giocatore che ha portato un ospite ha 2 quote. |
| Per percentuale | Percentuali fisse che sommate fanno 100. |
| Importi esatti | Scrivi l'importo di ogni persona, e la somma deve fare il totale. |
Un riepilogo in tempo reale mostra il risultato, per esempio «6,00 € a persona», e i centesimi che avanzano vengono distribuiti in modo equo nel gruppo invece di finire sempre sulla stessa persona.
Registra i pagamenti
Un giocatore dice di aver pagato
- Il giocatore apre Contabilità e tocca Invia pagamento, oppure Registra pagamento sul riquadro «Devi» in Home.
- Se il gruppo ha indicato i suoi metodi di pagamento, può toccarne uno sotto «Paga con» per aprire la tua pagina Venmo, PayPal o Cash App, oppure copiare un riferimento Zelle o bancario.
- Sceglie a chi ha pagato in Pagato a (di solito il tesoriere), inserisce l'importo e invia.
- Il pagamento resta In attesa finché un organizzatore non lo approva. A quel punto il saldo si aggiorna e il giocatore riceve la notifica che il pagamento è stato approvato.
Approva o rifiuta
Gli organizzatori filtrano l'elenco Attività per Stato → In attesa, toccano un pagamento e scelgono Approva o Rifiuta. Un pagamento rifiutato può essere corretto e reinviato dal giocatore.
Registra tu un pagamento
Se qualcuno ti dà dei contanti, usa Aggiungi voce → Registra pagamento, scegli il membro e chi ha ricevuto i soldi, e salva. Conta subito.
Il tesoriere
Imposta un Tesoriere in Impostazioni gruppo → Contabilità: la persona che custodisce i soldi del gruppo. I pagamenti vanno a lui per impostazione predefinita, e quando raccoglie contanti per il gruppo il suo saldo appare come «Custodisce 40,00 € per il gruppo» invece che come un debito. Non riceve promemoria di pagamento per i soldi che sta semplicemente custodendo.
Voci per la vita reale
| Voce | A cosa serve |
|---|---|
| Aggiungi alla cassa | Mettere in cassa contanti che non arrivano da un membro: un saldo iniziale, uno sponsor, un rimborso. |
| Detrai dal credito | Spostare soldi dal credito di un membro alla cassa, per esempio la quota stagionale presa dal credito prepagato. |
| Liquida un membro | Restituire a qualcuno il suo credito quando lascia il gruppo. |
| Registra saldo iniziale | Riportare un debito esistente da un foglio di calcolo quando inizi a usare Rostara. |
Chiudi i conti a fine stagione
- Aggiungi voce → Chiudi periodo.
- Scegli la data di taglio. L'anteprima mostra quante voci verranno archiviate e i saldi e la cassa che passano al periodo successivo.
- Conferma. Le voci approvate fino alla data di taglio vengono archiviate e sostituite da un saldo di chiusura per ogni membro, più la cassa. Le voci in attesa restano aperte. L'operazione non si può annullare.
Le voci archiviate restano nascoste finché non tocchi Mostra archiviati, così l'elenco Attività resta concentrato sulla stagione in corso.
Esporta in un foglio di calcolo
Gli organizzatori toccano l'icona di download (Esporta in CSV) per ottenere un file con ogni voce, il suo effetto sulla cassa e su ogni membro, e una riga dei totali, pronto per Excel o Fogli Google.
Impostazioni
- Valuta: qualsiasi valuta ISO, una per gruppo. Cambiarla cambia solo l'etichetta degli importi; non viene convertito nulla.
- Costo predefinito sessione: precompila il totale nei nuovi addebiti.
- Metodi di pagamento: Venmo, PayPal, Cash App, Zelle, bonifico bancario o altro, mostrati ai giocatori quando registrano un pagamento.
Consigli per un gruppo che paga puntuale
- Addebita subito dopo la partita. Un addebito per partita, diviso tra i giocatori che sono venuti, finché tutti se lo ricordano.
- Stabilite una regola per i ritiri dell'ultimo momento. Molti gruppi fanno pagare chi si ritira dopo la scadenza, perché il campo si paga comunque. Vedi assenze e ritiri dell'ultimo momento.
- Pagare in anticipo riduce il lavoro. Alcuni gruppi raccolgono un mese in anticipo e lo registrano come pagamento: i giocatori partono a credito e l'addebito di ogni partita viene scalato da lì.
Le domande più frequenti
Come divido il costo del campo tra i giocatori?
Aggiungi un addebito con «Qualcuno ha anticipato», scegli chi ha pagato, inserisci il totale e dividilo in parti uguali tra i giocatori che sono venuti. Il saldo di ogni giocatore scende della sua quota.
Rostara riceve pagamenti?
No. Registra chi deve cosa. I giocatori pagano come fa già il vostro gruppo, poi registrano il pagamento perché un organizzatore lo approvi.
Quanto devo far pagare a ogni giocatore?
Dividi il costo del campo per il numero di giocatori che sono venuti. Per un campo da 60 € e dieci giocatori, fanno 6 € a testa. Quando la divisione non è esatta, Rostara distribuisce in modo equo i centesimi che avanzano.
Un giocatore può pagare il doppio perché ha portato un ospite?
Sì. Usa Per quote e dagli 2 quote, oppure imposta importi esatti.
Che differenza c'è tra la cassa e i saldi?
La cassa è il fondo comune del gruppo. I saldi sono tra ogni membro e il gruppo. Un campo pagato con la cassa non viene addebitato a nessuno.
Vengo avvisato quando qualcuno invia un pagamento?
Agli organizzatori non arriva nessuna notifica. Apri Contabilità e filtra per In attesa per vedere i pagamenti da approvare.
Gli altri giocatori vedono quanto devo?
L'app mostra a ogni giocatore il proprio saldo. Gli organizzatori vedono quelli di tutti nella scheda Saldi.
Come riporto i vecchi debiti da un foglio di calcolo?
Usa Registra saldo iniziale per ogni debito, Registra pagamento per il credito prepagato e Aggiungi alla cassa per i contanti in mano.
Posso esportare la contabilità?
Sì. Gli organizzatori possono esportare tutte le voci in un file CSV che si apre in Excel o Fogli Google.