Saha ve salon ücreti nasıl bölüşülür (ve kimin ödediği nasıl takip edilir)?

Rostara'nın muhasebesi, kimin neyi borçlu olduğunun ortak bir kaydıdır. Asla ödeme almaz ya da para aktarmaz: oyuncular yine nakitle, banka havalesiyle, Venmo, PayPal ya da grubunuz ne kullanıyorsa onunla öder. Rostara'nın kattığı şey, herkesin güvendiği bir defterdir: her oyuncunun bakiyesi kendi Ana Sayfa ekranında, bütün grubun görünümü de organizatörde.

Bir örnek

Alex €60'a bir saha ayırır ve ücreti öder. On kişi oynar. Rostara'da organizatör tek bir masraf ekler: “Biri öne çıkıp ödedi”, ödeyen Alex, €60, on kişi arasında eşit bölünmüş. Her oyuncunun bakiyesi €6 azalır, Alex'inki ise €54 artar: saha için €60, eksi kendi €6'lık payı. Oyuncular Alex'e ödeyip bunu kaydettikçe bakiyeleri sıfıra döner; Alex'in bakiyesi de her ödemeyle azalır ve sonunda onun hesabı da kapanır.

Grup kasası ve üye bakiyeleri

Defter iki ayrı şeyi takip eder:

• Grup kasası: grubun ortak parası; örneğin baştan toplanan para, bir sponsorun bağışı ya da cezalar. Toplar, yelekler ya da kasadan ödenen bir saha gibi ortak şeyleri karşılar.
• Üye bakiyeleri: her üyenin gruba ne borçlu olduğu (“Borçlu” ya da “… borcunuz var” olarak görünür) ya da grubun ona ne borçlu olduğu (“Alacaklı”).

Kasa, bakiyelerin toplamı değildir. Sahayı kasadan ödemek kimseye borç yazmaz; masrafı bir üyenin cebinden karşılaması ise oyuncular arasında bakiyeler oluşturur.

Bir masraf ekleyin

1. Grup → Muhasebe sayfasına gidin ve Kayıt Ekle, ardından Masraf Ekle düğmesine dokunun.
2. Kim ödedi? altında Grup kasası (kasa ödedi, kimseye borç yazılmaz) ya da Biri öne çıkıp ödedi (o üye parayı cebinden verdi ve paylaşıma dahil herkes ona borçlanır) seçeneğini seçin.
3. Bir üye ödediyse Ödeyen alanında kimin ödediğini seçin.
4. Bir Açıklama (“Saha kirası, perşembe”) ve Toplam Tutar girin. Varsayılan bir maç ücreti ayarladıysanız tutar sizin için doldurulur.
5. Aralarında Paylaştır altında nasıl bölüneceğini seçin ve oyuncuları işaretleyin ya da Tümünü seç'i kullanın.
6. Kaydet düğmesine dokunun. Masraf hemen geçerli olur.

Bölüşmenin dört yolu

Anlık bir özet sonucu gösterir, örneğin “kişi başı €6.00”; artan kuruşlar da hep aynı kişiye düşmek yerine gruba adilce dağıtılır.

Ödemeleri kaydedin

Bir oyuncu ödediğini söylüyor

1. Oyuncu Muhasebe'yi açar ve Ödemeyi Gönder düğmesine ya da Ana Sayfa'daki borç kartında Ödeme Kaydet düğmesine dokunur.
2. Grup ödeme yöntemlerini listelediyse oyuncu, Venmo, PayPal ya da Cash App sayfanızı açmak veya bir Zelle ya da banka hesap adını kopyalamak için “Ödeme aracı” altındakilerden birine dokunabilir.
3. Ödenen kişi alanında kime ödediğini seçer (genellikle sayman), tutarı girer ve gönderir.
4. Ödeme, bir organizatör onaylayana kadar Beklemede görünür. Onaylanınca bakiyesi güncellenir ve oyuncu “Payment approved” (ödeme onaylandı) bildirimi alır.

Onaylayın ya da reddedin

Organizatörler Etkinlik sekmesindeki kayıt listesini Durum → Beklemede ile filtreler, bir ödemeye dokunur ve Onayla ya da Reddet seçeneğini seçer. Reddedilen bir ödemeyi oyuncu düzeltip yeniden gönderebilir.

Ödemeyi kendiniz kaydedin

Biri size nakit verirse Kayıt Ekle → Ödeme Kaydet yolunu izleyin, üyeyi ve parayı kimin aldığını seçip kaydedin. Ödeme hemen geçerli olur.

Sayman

Grup Ayarları → Muhasebe bölümünde bir Sayman belirleyin: grubun parasını tutan kişi. Ödemeler varsayılan olarak ona yapılır; grup için nakit topladığında bakiyesi borç olarak değil, “Grup için €40 tutuyor” şeklinde görünür. Yalnızca elinde tuttuğu para için ona “borcunuz var” hatırlatmaları gönderilmez.

Gerçek hayat için düzeltmeler

Her sezon hesapları kapatın

1. Kayıt Ekle → Dönemi kapat.
2. Kesim tarihini seçin. Önizleme kaç kaydın arşivleneceğini, devredecek bakiyeleri ve kasayı gösterir.
3. Onaylayın. Kesim tarihine kadarki onaylanmış kayıtlar arşivlenir ve yerlerine her üye için bir kapanış bakiyesi ve kasa gelir. Bekleyen kayıtlar açık kalır. Bu işlem geri alınamaz.

Arşivlenen kayıtlar Arşivlenenleri göster'e dokunana kadar gizli kalır; böylece kayıt listesi içinde bulunulan sezona odaklı kalır.

Bir tabloya aktarın

Organizatörler indirme simgesine (CSV olarak dışa aktar) dokunarak her kaydı, kaydın kasaya ve her üyeye etkisini ve bir toplamlar satırını içeren, Excel ya da Google E-Tablolar'a hazır bir dosya alır.

Ayarlar

• Para birimi: herhangi bir ISO para birimi, grup başına bir tane. Değiştirmek yalnızca tutarların etiketini değiştirir; hiçbir şey dönüştürülmez.
• Varsayılan maç ücreti: yeni masraflarda toplam tutarı doldurur.
• Ödeme yöntemleri: Venmo, PayPal, Cash App, Zelle, banka havalesi ya da diğer; oyuncular bir ödemeyi kaydederken görünür.

Zamanında ödeyen bir grup için ipuçları

• Masrafı maçtan hemen sonra girin. Herkes hatırlarken, maç başına tek bir masraf, gelen oyuncular arasında bölünmüş.
• Son dakika iptali için bir kuralda anlaşın. Saha her durumda ödendiği için birçok grup son tarihten sonra vazgeçen oyunculardan da pay alır. Bkz. gelmeyenler ve son dakika iptalleri.
• Peşin ödemeyle iş yükünü azaltın. Bazı gruplar bir aylık parayı baştan toplayıp ödeme olarak kaydeder: oyuncular alacaklı başlar ve her maçın masrafı bu alacaktan düşülür.